Reicht eine E-Mail als Nachweis einer Freigabe?

Eine E-Mail kann als Indiz dienen, ersetzt aber keinen geordneten Nachweis. Meist fehlen Angaben zu Rolle und Wertgrenze, die Nachricht liegt außerhalb der Verfahrensakte, und ihre Vollständigkeit und Unverändertheit lassen sich nicht prüfen.

Wann ist die Zustimmung des Sachwalters einzuholen?

§ 275 Abs. 1 InsO stellt auf Verbindlichkeiten ab, die nicht zum gewöhnlichen Geschäftsbetrieb gehören. Maßgeblich sind die Verhältnisse des konkreten Unternehmens. Eine mit dem Sachwalter vorab abgestimmte Wertgrenze macht die Einordnung nachvollziehbar.

Wie lange müssen die Nachweise aufbewahrt werden?

Für Buchungsbelege und Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG), für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse weiterhin eine Frist von zehn Jahren.

Worin unterscheiden sich Änderungshistorie und Auditkette?

Eine einfache Änderungshistorie listet Einträge auf, kann aber selbst verändert werden. Bei einer verketteten Protokollierung ist jeder Eintrag rechnerisch mit dem vorherigen verknüpft. Wird ein Eintrag entfernt oder verändert, lässt sich anhand der Kette feststellen, an welcher Stelle das geschehen ist.

Masseverbindlichkeiten dokumentieren (§ 61 InsO)

I.Ausgangslage

Ein fortgeführter Betrieb bestellt weiter Material, Transportleistungen, Ersatzteile und Leiharbeit. Jede dieser Bestellungen begründet eine Verbindlichkeit, die aus der Masse zu erfüllen ist. Für die Verwaltung gehört das zum Tagesgeschäft. Haftungsrechtlich kann jede einzelne Bestellung später von Bedeutung sein.

Kommt es zu einer Haftungsprüfung oder einer Betriebsprüfung, muss nachvollziehbar sein, wer wann in welcher Rolle und auf welcher Grundlage zugestimmt hat. Solche Prüfungen finden häufig erst Jahre nach der Fortführung statt.

II.Begriff der Masseverbindlichkeit

Nach § 55 Abs. 1 Nr. 1 InsO sind Masseverbindlichkeiten unter anderem die Verbindlichkeiten, die durch Handlungen des Insolvenzverwalters oder in anderer Weise durch die Verwaltung, Verwertung und Verteilung der Insolvenzmasse begründet werden. Sie sind nach § 53 InsO vorweg aus der Masse zu berichtigen, also vor den Forderungen der Insolvenzgläubiger.

Jede Bestellung in der Fortführung belastet damit unmittelbar die Masse. Wer sie veranlasst, trägt dafür die Verantwortung.

III.Haftung nach § 61 InsO

Die persönliche Haftung des Verwalters für nicht erfüllte Masseverbindlichkeiten regelt § 61 InsO:

§ 61 InsO · Nichterfüllung von Masseverbindlichkeiten

„Kann eine Masseverbindlichkeit, die durch eine Rechtshandlung des Insolvenzverwalters begründet worden ist, aus der Insolvenzmasse nicht voll erfüllt werden, so ist der Verwalter dem Massegläubiger zum Schadensersatz verpflichtet. Dies gilt nicht, wenn der Verwalter bei der Begründung der Verbindlichkeit nicht erkennen konnte, daß die Masse voraussichtlich zur Erfüllung nicht ausreichen würde.“

Satz 2 ist als Ausnahme formuliert. Die Beweislast liegt deshalb beim Verwalter. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs hat er darzulegen und zu beweisen, dass die Masse bei Begründung der Verbindlichkeit objektiv ausreichte oder die spätere Unzulänglichkeit für ihn nicht erkennbar war (BGH, Urteil vom 6. Mai 2004, IX ZR 48/03).

Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Begründung der Verbindlichkeit. Für diesen Zeitpunkt muss der Verwalter seinen damaligen Kenntnisstand belegen können. Eine Liquiditätsprüfung, die zwar stattgefunden hat, aber nicht festgehalten wurde, lässt sich im Streitfall nicht belegen.

IV.Inhalt des Freigabenachweises

Ein Freigabevermerk sollte auch Jahre später ohne Rückfragen verständlich sein. Dafür braucht er die folgenden Angaben:

Zeitpunkt: Festzuhalten ist der Zeitpunkt der Entscheidung. Wird der Vorgang später erfasst, ist auch der Zeitpunkt der Erfassung anzugeben.
Person: Die Freigabe erteilt eine namentlich benannte Person und nicht eine Funktionsadresse oder ein Sammelpostfach.
Rolle: In Betracht kommen etwa Verwaltung, Sachwaltung, Fortführungsleitung oder kaufmännische Leitung. Hat eine Person mehrere Rollen, ist anzugeben, in welcher sie freigegeben hat.
Berechtigung: Anzugeben ist die Wertgrenze, bis zu der die Rolle entscheiden durfte, und bei höheren Beträgen die zusätzlich erforderliche Zustimmung.
Gegenstand: Leistung, Menge, Preis und Lieferant sind mit Bezug zum Fortführungszweck zu benennen.
Grundlage: Der Vermerk hält fest, welcher Kenntnisstand zur Massesituation im Zeitpunkt der Entscheidung bestand.

Außerdem darf sich der Vermerk nachträglich nicht unbemerkt ändern lassen. Lässt sich ein Dokument jederzeit überschreiben, ist sein Beweiswert gering.

V.Typische Dokumentationslücken

Freigabe per E-Mail

Freigaben per E-Mail sind in der Praxis verbreitet, als Nachweis aber wenig belastbar. Die Zustimmung liegt im Postfach des Absenders und nicht in der Verfahrensakte. Rolle und Wertgrenze werden selten genannt, und ohne den übrigen Nachrichtenverlauf ist die Nachricht oft nicht verständlich. Scheidet die Person aus dem Unternehmen aus, ist sie unter Umständen nicht mehr auffindbar.

Mündliche Zustimmung

Viele Entscheidungen fallen am Telefon oder im Gespräch, weil ein Lieferant kurzfristig eine Zusage braucht. In der Fortführung lässt sich das kaum vermeiden. Problematisch wird es, wenn die Zustimmung anschließend nicht schriftlich beim Vorgang festgehalten wird.

Nachträgliche Erfassung

Wird ein Vorgang erst Wochen später erfasst, belegt der Eintrag nur den Zeitpunkt der Erfassung. Für die Prüfung nach § 61 InsO kommt es jedoch auf den Zeitpunkt der Entscheidung an, und dazu enthält ein solcher Eintrag keine Angabe.

VI.Anforderungen der GoBD

Hinzu kommen die steuerlichen Anforderungen. Die GoBD verlangen für aufzeichnungspflichtige Vorgänge unter anderem Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, zeitgerechte Erfassung, Unveränderbarkeit erfasster Daten und eine Verfahrensdokumentation. Für die Fortführung bedeutet das insbesondere:

Ein sachverständiger Dritter muss den Vorgang in angemessener Zeit ohne mündliche Erläuterung nachvollziehen können.
Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen.
Der Weg vom Beleg zur Buchung muss sich in beide Richtungen verfolgen lassen.

Insolvenzrechtliche und steuerliche Anforderungen überschneiden sich damit in wesentlichen Punkten. Eine Dokumentation, die den GoBD genügt, ist deshalb auch für die Entlastung nach § 61 InsO eine gute Grundlage.

VII.Besonderheiten der Eigenverwaltung

In der Eigenverwaltung führt die Geschäftsleitung den Betrieb weiter, der Sachwalter wirkt jedoch mit. Nach § 275 Abs. 1 InsO soll der Schuldner Verbindlichkeiten, die nicht zum gewöhnlichen Geschäftsbetrieb gehören, nur mit Zustimmung des Sachwalters eingehen. Auch Verbindlichkeiten des gewöhnlichen Geschäftsbetriebs soll er nicht eingehen, wenn der Sachwalter widerspricht.

Zu dokumentieren ist deshalb zusätzlich, ob ein Vorgang dem gewöhnlichen Geschäftsbetrieb zugeordnet wurde und, falls nicht, wann der Sachwalter zugestimmt hat. Fehlt diese Angabe, lässt sich später nicht nachweisen, dass die Einordnung überhaupt vorgenommen wurde.

VIII.Organisatorische Umsetzung

Organisatorisch lassen sich die Anforderungen vor allem mit den folgenden Maßnahmen umsetzen:

Wertgrenzen je Rolle. Bis zu einem festgelegten Betrag entscheidet zum Beispiel die Fortführungsleitung allein. Darüber ist zusätzlich die Zustimmung der Verwaltung oder der Sachwaltung erforderlich. Die Grenzen werden vorab bestimmt und gelten für jeden Vorgang gleich.
Vier-Augen-Prinzip bei wesentlichen Vorgängen. Zwei namentlich benannte Personen geben unabhängig voneinander frei, und jede Freigabe wird mit ihrem Zeitpunkt festgehalten.
Trennung von Bestellung, Rechnung und Zahlung. Eine Zahlung setzt eine freigegebene Rechnung voraus, und jede Rechnung wird einer freigegebenen Bestellung zugeordnet. So lässt sich jede Zahlung bis zur ursprünglichen Freigabe zurückverfolgen.
Zentrale Ablage. Freigaben werden an einer Stelle beim jeweiligen Vorgang gespeichert. Sind sie auf verschiedene Postfächer verteilt, lässt sich ihre Vollständigkeit nicht prüfen.

IX.Häufige Fragen

Reicht eine E-Mail als Nachweis einer Freigabe?: Eine E-Mail kann als Indiz dienen, ersetzt aber keinen geordneten Nachweis. Meist fehlen Angaben zu Rolle und Wertgrenze, die Nachricht liegt außerhalb der Verfahrensakte, und ihre Vollständigkeit und Unverändertheit lassen sich nicht prüfen. Als alleinige Grundlage ist sie deshalb nicht zu empfehlen.
Wann ist die Zustimmung des Sachwalters einzuholen?: § 275 Abs. 1 InsO stellt auf Verbindlichkeiten ab, die nicht zum gewöhnlichen Geschäftsbetrieb gehören. Maßgeblich sind die Verhältnisse des konkreten Unternehmens. Eine mit dem Sachwalter vorab abgestimmte Wertgrenze macht die Einordnung nachvollziehbar.
Wie lange müssen die Nachweise aufbewahrt werden?: Für Buchungsbelege und Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG), für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse weiterhin eine Frist von zehn Jahren. Da eine Betriebsprüfung auch Jahre nach Verfahrensende stattfinden kann, sollte sich die Aufbewahrung an der längsten einschlägigen Frist orientieren.
Worin unterscheiden sich Änderungshistorie und Auditkette?: Eine einfache Änderungshistorie listet Einträge auf, kann aber selbst verändert werden. Bei einer verketteten Protokollierung ist jeder Eintrag rechnerisch mit dem vorherigen verknüpft, etwa über einen Hashwert. Wird ein Eintrag entfernt oder verändert, lässt sich anhand der Kette feststellen, an welcher Stelle das geschehen ist.

Welche Anforderungen die E-Rechnungspflicht an Rechnungseingang und Freigabe stellt, behandelt der Beitrag E-Rechnungspflicht in der Betriebsfortführung.

Dieser Beitrag beschreibt organisatorische Anforderungen und gibt den Wortlaut der genannten Normen wieder. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Masseverbindlichkeiten dokumentieren: Anforderungen an den Freigabenachweis