Bestellung
Positionen erfassen, Wertgrenzen greifen automatisch. Das freigegebene Bestelldokument enthält den Freigabevermerk und lässt sich drucken oder als PDF für den Lieferanten speichern.
Bestell- & Rechnungsfreigabe für Insolvenzverfahren
Bestellungen. Rechnungen. Zahlungen. Klare Wege zur Freigabe
Die digitale Umlaufmappe für Betriebsfortführung und Eigenverwaltung: drei Sphären, klare Zuständigkeiten und nachvollziehbare Freigaben. So dokumentieren Sie Entscheidungen und Zuständigkeiten bei Masseverbindlichkeiten.
§ 1 · Ausgangslage
Die Umlaufmappe hält dem Tempo einer Fortführung nicht stand.
In der Fortführung entscheidet Tempo. Aber jede Bestellung begründet Masseverbindlichkeiten, und Excel-Listen, E-Mail-Freigaben und Papiermappen verteilen Verantwortung, ohne sie zu dokumentieren.
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Verstreute Freigaben
Entscheidungen stecken in Postfächern, Telefonnotizen und auf dem Flur. Wer hat wann was freigegeben, und in welcher Rolle?
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Persönliches Risiko
Bei einer Haftungsprüfung zählt, auf welcher Grundlage eine Verbindlichkeit eingegangen wurde. Halten Sie Entscheidungen und Freigaben nachvollziehbar fest. Anforderungen an den Freigabenachweis
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Der Nachweis in fünf Jahren
Gericht, Gläubigerausschuss und Betriebsprüfung fragen Jahre später nach einzelnen Vorgängen, und die Mappe kann darauf nicht antworten.
§ 2 · Das Ordnungsprinzip
Drei Sphären. Ein Prinzip:
Klare Wege zur Freigabe.
Rechnung
XRechnung und ZUGFeRD werden strukturiert gelesen, PDF-Belege liest die KI, mit Quelle und Konfidenz je Feld. Die § 14-UStG-Checkliste sichert die Prüfung.
Zahlung
Zahlungsvorgänge werden einer freigegebenen Rechnung zugeordnet und durchlaufen die hinterlegten Freigaberegeln. Die Überweisung erfolgt anschließend über Ihr Banking.
- Entwurf
- In Prüfung
- In Freigabe
- Freigegeben
Jeder Statuswechsel: eine Berechtigung, eine Person, ein Auditeintrag.
§ 3 · Funktionen
Freigaben zuordnen.
Änderungen nachvollziehen.
Benannte Freigabesteuerung
4-Augen-Prinzip und Wertgrenzen je Sphäre: Ab Betrag X entscheidet zusätzlich die benannte Rolle, etwa die Sachwaltung. Das versteht man ohne Handbuch.
Nachvollziehbare Auditkette
Vorgangsänderungen und Freigabeentscheidungen werden protokolliert und mit SHA-256 miteinander verkettet. Die Integritätsprüfung erkennt Abweichungen zwischen gespeicherten Einträgen und ihren Prüfsummen.
KI-Belegerkennung
PDF-Belege werden in Sekunden gelesen. Die Verarbeitung läuft ausschließlich in EU-Rechenzentren. Befüllt werden nur leere Felder, jede Übernahme mit Quelle und Konfidenz.
Bereit für die eRechnung
XRechnung (UBL) und ZUGFeRD (CII) werden heute schon strukturiert verarbeitet, bevor die Pflicht 2027/2028 vollständig greift.
Verfahrensindividuelle Felder
Eigene Felder je Verfahren und Sphäre: Kostenstelle, § 209-Zuordnung, was das Verfahren verlangt. Bis in den Excel-Export durchgereicht.
Zugang nur per Einladung
Keine Selbstregistrierung. Rollen je Verfahren, Offboarding wirkt sofort. Gericht und Gläubigerausschuss erhalten einen eigenen Einsichtszugang.
#0310
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Ihre Freigabe
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Ihre Freigabe
§ 4 · Für wen
Alle Beteiligten sehen
denselben Stand.
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Insolvenzverwaltung
Freigaben zu den erfassten Vorgängen werden mit Person und Zeitpunkt dokumentiert.
Schreibend -
Sachwaltung & Eigenverwaltung
Wertgrenzen legen kritische Vorgänge automatisch der Sachwaltung zur Zustimmung vor.
Schreibend -
Kanzleiteams
Rollenvorlagen je Verfahren und klare Vertretung, damit kein Wissen in Einzelpostfächern liegen bleibt.
Schreibend -
Gläubigerausschuss & Gericht
Volle Transparenz per Einsichtszugang in das laufende Verfahren.
Einsicht
§ 5 · Ihr Angebot
Ihr Verfahren.
Ihr persönliches Angebot.
Wir besprechen Ihren Bedarf und erstellen ein passendes Angebot für Ihre Kanzlei.
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Bedarf klären
Wir besprechen Ihre Verfahren, die beteiligten Teams und die Anforderungen an Ihre Freigaben.
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Angebot erhalten
Sie erhalten ein persönliches Angebot mit Leistungen, Einrichtung und Konditionen.
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Gemeinsam starten
Wir richten Rollen, Wertgrenzen und individuelle Felder gemeinsam mit Ihnen ein.
Persönliches Angebot anfragen
Ihr direkter Kontakt: info@insodesk.de
§ 6 · Sicherheit & Betrieb
Deutsche Rechenzentren.
Nachvollziehbare Freigaben.
Hosting in Deutschland
Anwendung und Belege liegen in deutschen Rechenzentren. Object Lock schützt Originalbelege vor Änderungen und Löschung über die Anwendung. Aktuell gilt eine technische Sperrfrist von zehn Jahren ab Upload; die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind gesondert zu prüfen.
Tägliche Backups
Verschlüsselte Sicherung außer Haus, jede Nacht. Die Wiederherstellung wird regelmäßig geprobt.
Zwei-Faktor & Rollen
2FA, Login-Drosselung, Berechtigungen je Verfahren und Sphäre. Gesperrte Zugänge wirken sofort.
KI nur in der EU
Die KI-Belegerkennung verarbeitet Ihre Belege ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union.
Stichtag 2027/2028
Die eRechnung wird Pflicht.
Ihre Verfahren sind schon so weit.
InsoDesk liest XRechnung und ZUGFeRD heute strukturiert ein: Pflichtfelder, Beträge, USt-Probe. Wenn die B2B-Pflicht vollständig greift, ist das in Ihren Verfahren längst Routine. Fristen und Handlungsbedarf
Nächster Schritt
Sehen Sie InsoDesk im Einsatz
Wir richten Ihr erstes Verfahren gemeinsam ein: Rollen, Wertgrenzen und individuelle Felder, inklusive Onboarding-Workshop vor Ort.
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Oder schreiben Sie direkt an
info@insodesk.de