E-Rechnungspflicht in der Betriebsfortführung: Fristen und Handlungsbedarf

I.Fristen im Überblick

Die Pflicht wird schrittweise eingeführt. Ab wann ein Unternehmen E-Rechnungen ausstellen muss, hängt von seinem Gesamtumsatz im Jahr 2026 ab.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, sie aber empfangen können. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.

II.Begriff der E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, sind stets zulässig. Dazu gehören vor allem XRechnung, PEPPOL BIS Billing 3.0 und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung, auch nicht als Anhang einer E-Mail. Dasselbe gilt für eingescannte Papierrechnungen. Das Gesetz bezeichnet solche Belege als sonstige Rechnungen. Für inländische Umsätze zwischen Unternehmern genügen sie nur, solange eine Übergangsregelung greift.

Hybride Formate wie ZUGFeRD enthalten in einer Datei einen strukturierten Datenteil und eine lesbare PDF-Ansicht. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist der strukturierte Teil führend. Weichen beide Teile voneinander ab, gelten die Daten des strukturierten Teils. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen dort enthalten sein. Ein Verweis auf eine Anlage oder ein Link genügt dafür nicht. Ergänzende Angaben wie Stundennachweise dürfen als Anhang beigefügt werden.

III.Folgen für das Insolvenzverfahren

Die Fristen gelten für den fortgeführten Betrieb wie für jedes andere Unternehmen. Im Insolvenzverfahren ändern sich aber häufig die Zuständigkeiten für den Rechnungseingang, für die Prüfung und für die Freigabe.

Empfang

Lieferanten dürfen seit 2025 E-Rechnungen ohne Zustimmung des Empfängers übermitteln. Kann ein Unternehmen sie technisch nicht empfangen, hat es keinen Anspruch darauf, stattdessen eine Rechnung in anderer Form zu erhalten. Die Fortführung braucht deshalb einen Rechnungseingang, der während des gesamten Verfahrens erreichbar ist und regelmäßig bearbeitet wird. Das persönliche Postfach einer einzelnen Person ist dafür ungeeignet, zumal Beschäftigte das Unternehmen während des Verfahrens verlassen können. Bleiben Rechnungen unbearbeitet, drohen Mahnkosten und Verzugszinsen zulasten der Masse.

Prüfung

Geprüft wird künftig der Datensatz und nicht mehr die PDF-Ansicht. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet dabei Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler. Bei einem Formatfehler liegt keine E-Rechnung vor. Eine technische Validierung ersetzt nicht die Pflicht des Empfängers, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Das Schreiben rät, den Validierungsbericht zum Nachweis aufzubewahren.

Freigabe

Wird eine eingegangene XRechnung für die Freigabe in eine PDF-Datei umgewandelt und weitergeleitet, arbeitet der weitere Ablauf nicht mehr mit dem Datensatz. Freigegeben wird dann eine Ansicht, deren Inhalt vom maßgeblichen Datensatz abweichen kann. Das erschwert den Nachweis, wer was freigegeben hat, und ebenso die umsatzsteuerliche Prüfung. Welche Angaben ein Freigabenachweis enthalten sollte, beschreibt der Beitrag Masseverbindlichkeiten dokumentieren.

Aufbewahrung

Umsatzsteuerlich ist mindestens der strukturierte Teil einer E-Rechnung unverändert in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht genügt dafür nicht. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege beträgt seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG), für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse weiterhin zehn Jahre.

Im Insolvenzverfahren ist zusätzlich zu klären, wo die Daten nach Verfahrensende aufbewahrt werden. Wird der Betrieb eingestellt und die IT abgeschaltet, müssen die Rechnungsdaten vorher an einen Ort übertragen werden, an dem sie für die Dauer der Frist unverändert verfügbar bleiben.

IV.Typische Probleme in der Fortführung

Unklare Zuständigkeit für den Rechnungseingang

Rechnungen gehen im Verfahren oft an verschiedenen Stellen ein, etwa bei der Buchhaltung des Schuldners, in der Kanzlei der Verwaltung oder im Postfach der Fortführungsleitung. Bei PDF-Rechnungen führte das vor allem zu Mehraufwand. Bei E-Rechnungen kann zusätzlich der Datensatz verloren gehen, wenn die Rechnung ausgedruckt, eingescannt oder nur als Ansicht weitergeleitet wird.

Prüfung an der PDF-Ansicht

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG lassen sich am Datensatz weitgehend maschinell prüfen, an einer PDF-Ansicht nur von Hand. Wird weiterhin an der Ansicht geprüft, bleibt der Aufwand hoch, und das Prüfergebnis lässt sich schlechter nachweisen.

Übersehener Stichtag

Insolvenzverfahren dauern oft über den Jahreswechsel hinaus. Lag der Gesamtumsatz des Unternehmens im Jahr 2026 über 800.000 Euro, muss es ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. In welcher Phase sich das Verfahren dann befindet, spielt dafür keine Rolle.

V.Handlungsbedarf

• Gesamtumsatz 2026 verfolgen. Er entscheidet darüber, ob die Ausstellungspflicht 2027 oder 2028 beginnt.
• Rechnungseingang festlegen. Der Eingang sollte dem Unternehmen zugeordnet sein und nicht einer einzelnen Person. Die Adresse ist den Lieferanten mitzuteilen.
• Zuständigkeit für die Prüfung klären. Festzulegen ist, ob die Buchhaltung des Schuldners, die Kanzlei oder die Fortführungsleitung prüft und wo das Prüfergebnis dokumentiert wird.
• Freigabeweg umstellen. Die Freigabe sollte am Datensatz erfolgen und nicht an einer weitergeleiteten PDF-Datei.
• Rechnungsausgang prüfen. Zu klären ist, ob das Warenwirtschafts- oder Fakturasystem Rechnungen in einem Format nach EN 16931 erzeugen kann.
• Aufbewahrung nach Verfahrensende regeln. Speicherort, Unveränderbarkeit und Zugriff sollten feststehen, bevor der Betrieb eingestellt wird.

VI.Häufige Fragen

Muss ein Fortführungsbetrieb schon jetzt E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht erforderlich.

Reicht ein E-Mail-Postfach als Empfangsweg?

Ja. Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Von dort muss der Datensatz allerdings unverändert in die Prüfung und die Freigabe gelangen.

Was gilt, wenn ein Lieferant nach Ablauf der Übergangszeit weiter PDF-Rechnungen schickt?

Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, ist eine PDF-Rechnung keine ordnungsmäßige Rechnung. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 bleibt der Vorsteuerabzug aber in der Regel möglich, wenn die Rechnung inhaltlich richtig und vollständig ist. Lieferanten sollten trotzdem frühzeitig aufgefordert werden, E-Rechnungen zu senden.

Wie lange müssen die Datensätze aufbewahrt werden?

Für Rechnungen und Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Frist von acht Jahren. Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil in unveränderter Form. Eine PDF-Ansicht ersetzt ihn nicht.

Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand von September 2026 wieder und beschreibt organisatorische Anforderungen. Er ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.