Der Fahrplan in vier Stufen
Die Pflicht kommt nicht auf einmal, sondern in Stufen, und die entscheidende Weiche ist der Umsatz des Jahres 2026.
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 1.1.2025 | Empfangspflicht für alle. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Eine Zustimmung ist dafür nicht nötig, der Absender darf sie schicken. |
| bis 31.12.2026 | Übergang. Papier und PDF bleiben zulässig, auch ohne Zustimmung des Empfängers. |
| 1.1.2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026. Wer darunter liegt, hat ein weiteres Jahr Zeit. EDI-Verfahren dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 laufen. |
| 1.1.2028 | Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen, ohne Übergang. |
Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen aber trotzdem können.
Ob ein Fortführungsbetrieb ab Januar 2027 oder erst ab Januar 2028 ausstellen muss, entscheidet sein Gesamtumsatz 2026. In der Fortführung schwankt genau diese Zahl. Wer sie erst Ende 2026 ermittelt, hat für die Umstellung keine Zeit mehr.
Was eine E-Rechnung ist, und was keine
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, der der europäischen Norm EN 16931 entspricht und maschinell verarbeitet werden kann. In Deutschland sind das vor allem XRechnung, ZUGFeRD ab dem passenden Profil und PEPPOL BIS Billing 3.0.
Keine E-Rechnung in diesem Sinn ist ein PDF, auch nicht als Anhang einer E-Mail, und auch nicht ein eingescanntes Papierdokument. Solche Belege heißen im Gesetz „sonstige Rechnung“ und sind nach Ablauf der Übergangsfristen für steuerpflichtige B2B-Umsätze nicht mehr ausreichend.
Bei Hybridformaten wie ZUGFeRD, die einen sichtbaren PDF-Teil und einen eingebetteten Datensatz enthalten, ist der strukturierte Teil führend. Weicht die PDF-Ansicht davon ab, ist der Datensatz maßgeblich. Alle Pflichtangaben müssen darin stehen; Anhänge, Verweise oder Links ersetzen sie nicht. Das hat das Bundesfinanzministerium in seinem zweiten Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025 klargestellt, das die Regelungen aus dem Schreiben vom 15. Oktober 2024 fortschreibt.
Was das im Insolvenzverfahren bedeutet
Die Pflicht trifft das Unternehmen, nicht das Verfahren. Wird der Betrieb fortgeführt, bleibt der Rechtsträger Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts, und die Fristen gelten für ihn wie für jeden anderen Betrieb. Praktisch verschiebt das Verfahren aber drei Dinge, die für die E-Rechnung entscheidend sind: wer das Postfach betreut, wer die Rechnung prüft und wer sie freigibt.
Empfang
Seit 2025 dürfen Lieferanten strukturierte Rechnungen schicken, ohne zu fragen. Für die Fortführung heißt das: Es muss einen Eingang geben, der während des gesamten Verfahrens erreichbar ist und dessen Inhalt zuverlässig weiterläuft. Ein persönliches Postfach einer Mitarbeiterin, die das Unternehmen im Verfahren verlässt, ist kein Eingang. Ein Postfach, das niemand mehr liest, erzeugt Verzug und Mahnkosten zulasten der Masse.
Prüfung
Die inhaltliche Prüfung wandert vom Sichtbeleg auf den Datensatz. Das zweite BMF-Schreiben beschreibt dazu einen mehrstufigen Prüfweg und unterscheidet Formatfehler, Verstöße gegen die Geschäftsregeln der Norm und inhaltliche Mängel. Wer prüft, sollte das Ergebnis dieser Prüfung aufbewahren können, nicht nur die Rechnung selbst.
Freigabe
Hier entsteht der eigentliche Bruch. Kommt eine XRechnung an und wird sie zur Freigabe als PDF weitergeleitet, verlässt der strukturierte Datensatz den Prozess an der ersten Station. Freigegeben wird dann eine Ansicht, nicht die Rechnung. Für die Frage, wer wann was genehmigt hat, ist das genauso heikel wie für die umsatzsteuerliche Prüfung. Wie ein belastbarer Freigabenachweis aussieht, steht in unserem Beitrag Masseverbindlichkeiten dokumentieren.
Aufbewahrung
Für umsatzsteuerliche Zwecke ist mindestens der strukturierte Teil unverändert aufzubewahren. Ein Ausdruck oder eine PDF-Visualisierung genügt dafür nicht. Die Frist für Buchungsbelege und Rechnungen liegt seit dem 1. Januar 2025 bei acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG); für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren.
In der Insolvenz kommt eine Frage dazu, die es sonst nicht gibt: Wer hält diese Datensätze nach Verfahrensende? Wird der Betrieb eingestellt und die IT abgeschaltet, muss der Bestand vorher an einen Ort, der die Frist überdauert und die Unveränderbarkeit sichert.
Drei Stolperstellen, die typisch für die Fortführung sind
Das Postfach, das niemandem gehört
Rechnungseingänge landen im Verfahren häufig in gewachsenen Strukturen: teils bei der Buchhaltung des Schuldners, teils bei der Kanzlei, teils im persönlichen Postfach der Fortführungsleitung. Solange PDF-Rechnungen kamen, war das lästig. Bei strukturierten Rechnungen ist es ein Datenverlust, weil der Datensatz beim Weiterleiten leicht verloren geht.
Die Prüfung ohne Grundlage
Die Checkliste des § 14 UStG lässt sich am Datensatz automatisiert abarbeiten, am PDF nur mit den Augen. Wer die Umstellung nicht nutzt, prüft künftig zwar dieselben Punkte, aber mit mehr Aufwand und schlechterem Nachweis.
Der Stichtag, der übersehen wird
Verfahren laufen über Jahresgrenzen. Ein Betrieb, der 2026 fortgeführt wird und dabei über 800.000 Euro Umsatz kommt, ist ab Januar 2027 ausstellungspflichtig, unabhängig davon, in welcher Verfahrensphase er sich befindet.
Was jetzt zu klären ist
- Gesamtumsatz 2026 des Fortführungsbetriebs laufend im Blick behalten, weil er über den Stichtag entscheidet.
- Einen Eingang benennen, der dem Verfahren gehört und nicht einer Person, und ihn den Lieferanten mitteilen.
- Klären, wer prüft: Buchhaltung des Schuldners, Kanzlei oder Fortführungsleitung, und woran die Prüfung dokumentiert wird.
- Den Freigabeweg auf den Datensatz ausrichten, statt ihn auf PDF-Anhänge zu stützen.
- Ausgangsseite prüfen: Kann das Warenwirtschafts- oder Fakturasystem des Betriebs ein Format nach EN 16931 erzeugen?
- Aufbewahrung nach Verfahrensende festlegen, bevor der Betrieb endet, inklusive Unveränderbarkeit und Zugriff.
Häufige Fragen
Muss ein Fortführungsbetrieb schon jetzt E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen. Der Absender braucht dafür keine Zustimmung, es genügt, dass er die Rechnung an den bekannten Eingang schickt.
Reicht ein E-Mail-Postfach als Empfangsweg?
Technisch ja, ein E-Mail-Eingang genügt für den Empfang. Organisatorisch ist die Frage eine andere: Der Datensatz muss von dort in die Prüfung und in die Freigabe gelangen, ohne zwischendurch zum PDF zu werden.
Was passiert, wenn ein Lieferant nach Fristablauf weiter PDF-Rechnungen schickt?
Die Rechnung entspricht dann nicht der vorgeschriebenen Form. Das Bundesfinanzministerium hat für Übergangsfälle Erleichterungen vorgesehen, wenn der Empfänger davon ausgehen durfte, dass der Aussteller die Übergangsregelung nutzen konnte. Verlassen sollte man sich darauf nicht: Sinnvoller ist, den Eingang früh umzustellen und Lieferanten aktiv anzusprechen.
Wie lange müssen die Datensätze aufbewahrt werden?
Für Rechnungen und Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Frist von acht Jahren. Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil in unveränderter Form; eine PDF-Ansicht ersetzt ihn nicht.
Dieser Beitrag gibt den Stand von August 2026 wieder und beschreibt organisatorische Anforderungen. Er ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.