Datenschutzerklärung

Stand: 6. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Website insodesk.de und für die gemeinsame Anwendung unter den Namen InsoDesk (insodesk.de) und EinkaufsDesk (einkaufsdesk.de, einschließlich www) sowie für unsere Präsenzen in sozialen Netzwerken (Abschnitt 10). Wo wir über Zwecke und Mittel der Verarbeitung nicht allein entscheiden, ist das im jeweiligen Abschnitt vermerkt.

EinkaufsDesk bietet direkt den Zugang zur Anwendung. Beide Namen bezeichnen denselben Dienst der InsoDesk GmbH mit gemeinsamem Konten-, Berechtigungs- und Datenbestand. Die aufgerufene Domain bestimmt ausschließlich die Darstellung. Ein Konto kann über beide Zugänge verwendet werden; die Zugriffsrechte auf Unternehmen und Verfahren bleiben unverändert. Anmeldungscookies und lokale Browsereinstellungen gelten jeweils für die aufgerufene Domain. Ein Wechsel der Domain überträgt keine Browsersitzung.

3. Aufruf der Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Server technische Verbindungsdaten: die um das letzte Segment gekürzte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die angeforderte Ressource, den Statuscode, die übertragene Datenmenge, die verweisende Seite und die Browserkennung. Zweck sind die Auslieferung der Seite, die Fehlersuche und die Abwehr von Angriffen; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden fortlaufend überschrieben, es wird nur ein begrenztes Volumen vorgehalten. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Quellen findet nicht statt. Schriften, Stile und Skripte liefern wir von unserem eigenen Server aus; Inhalte Dritter sind auf der Website nicht eingebunden.

4. Kontaktaufnahme

Nehmen Sie über das Kontaktformular oder per E-Mail Kontakt auf, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsanbahnung, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Formular erfasst Anliegen, Name, E-Mail-Adresse, optional Kanzlei oder Organisation sowie Ihre Nachricht. Die Anfrage wird per E-Mail an unser Kontaktpostfach übermittelt und nicht zusätzlich in der Verfahrensdatenbank gespeichert. Zur Abwehr automatisierter Anfragen verwenden wir ein zusätzliches Formularfeld und begrenzte Anfragezähler im Arbeitsspeicher. IP-Adresse und E-Mail-Adresse werden für diese Zähler mit einem zufälligen, pro Prozess erzeugten Schlüssel gehasht; abgelaufene Zähler werden regelmäßig gelöscht. Eine Nutzung für Werbung oder Tracking findet nicht statt. Korrespondenz löschen wir, sobald sie nicht mehr benötigt wird und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung in der Anwendung

InsoDesk und EinkaufsDesk sind die beiden Zugänge zu unserer Plattform zur Freigabe und Dokumentation von Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen in Insolvenzverfahren. Verarbeitet werden: (a) Konto- und Anmeldedaten eingeladener Nutzer (Name, E-Mail, Passwort-Hash, Anmeldezeitpunkte) zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); (b) Beleg- und Vorgangsdaten der Verfahren (Lieferanten, Beträge, Freigabe-Entscheidungen, hochgeladene Dokumente) im Auftrag der jeweiligen Kanzlei (Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeitungsvertrag); (c) Protokolldaten zur Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit nach GoBD und insolvenzrechtlichen Dokumentationspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).

6. Zugang nur auf Einladung

Eine Selbstregistrierung besteht nicht. Nutzerkonten werden ausschließlich durch den verantwortlichen Insolvenzverwalter bzw. die Kanzlei je Verfahren eingeladen; mit Verfahrensende werden externe Zugänge gesperrt.

7. Hosting und Empfänger

Die Plattform wird auf Servern von HOSTINGER operations, UAB (Litauen) im Rechenzentrum Frankfurt am Main betrieben. Originalbelege liegen im Object Storage der Hetzner Online GmbH in Falkenstein; verschlüsselte Backups werden ebenfalls in Deutschland gespeichert. Hostinger verarbeitet beim Versand von Transaktionsmails Empfängeradressen, Namen und die jeweiligen Nachrichteninhalte, etwa Verfahrensbezeichnung, Aktenzeichen, Rollen und Einladungs- oder Rücksetzlinks. Kontaktanfragen werden ebenfalls über Hostinger übermittelt. Für die vom Nutzer ausgelöste KI-Belegerkennung übermitteln wir Belege an Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg (Amazon Bedrock). Der Zugang erfolgt über Frankfurt; das freigegebene Inferenzprofil verarbeitet in Deutschland, Schweden, Italien, Spanien, Irland oder Frankreich. Inhalte werden nicht zum Modelltraining verwendet. Die erkannten Feldwerte werden in der Anwendung übernommen; die vollständige Modellantwort wird dort nicht dauerhaft gespeichert. Die Verarbeitung der Verfahrensdaten erfolgt nach Weisung der verantwortlichen Kanzlei auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags.

8. Cookies und Zugriffe auf Ihr Endgerät

Auf der öffentlichen Marketingseite insodesk.de werden keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich. Analyse-, Werbe- oder Wiedererkennungsdienste setzen wir weder auf der Website noch in der Anwendung ein.

In der Anwendung, einschließlich der Anmeldung über einkaufsdesk.de, verwenden wir ausschließlich Cookies, die für den von Ihnen angeforderten Dienst unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• next-auth.session-token (unter HTTPS mit dem Präfix __Secure-): hält Ihre Anmeldung, Laufzeit 8 Stunden.
• next-auth.csrf-token und next-auth.callback-url: schützen den Anmeldevorgang und steuern die Weiterleitung nach dem Login, Laufzeit der Sitzung.
• inso_imp: nur für Administratoren, kennzeichnet eine Sitzungsübernahme im Supportfall, zeitlich befristet.

Die Sitzung endet nach 15 Minuten ohne Bedienung und spätestens nach acht Stunden. Für den Hinweis auf eine angenommene Einladung und persönliche Anzeigeeinstellungen verwendet die Anwendung außerdem sessionStorage beziehungsweise localStorage. Diese Daten bleiben im jeweiligen Browser und werden nicht zur Werbung oder domainübergreifenden Wiedererkennung verwendet.

9. Speicherdauer

Die Aufbewahrungsdauer von Beleg- und Freigabedaten richtet sich nach Datenkategorie und Weisung der verantwortlichen Kanzlei. Gesetzliche Fristen betragen beispielsweise grundsätzlich acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher; der Fristbeginn richtet sich nach der jeweiligen Vorschrift. Originalbelege werden derzeit mit einer technischen Sperre von zehn Jahren ab Upload gespeichert. Diese Einstellung ersetzt keine Prüfung der rechtlich erforderlichen Aufbewahrungsdauer. Löschungsanfragen prüfen wir gemeinsam mit der verantwortlichen Kanzlei. Kontodaten werden nach Vertragsende gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen. Für Server-Protokolle gilt Abschnitt 3.

10. Unternehmenspräsenzen in sozialen Netzwerken

10.1 LinkedIn

Wir unterhalten eine Unternehmensseite im Netzwerk LinkedIn. Sie ist eine zusätzliche Möglichkeit, mit uns in Kontakt zu treten; sämtliche dort veröffentlichten Informationen sind auch über insodesk.de abrufbar. Zweck ist die Information über unser Angebot und der fachliche Austausch; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Außendarstellung und Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), bei Anfragen zur Vertragsanbahnung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Verantwortlicher, mit dem wir die Seite gemeinsam betreiben, ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland. LinkedIn stellt uns aus Aufrufen und Interaktionen zusammengefasste Statistiken bereit (Seiten-Insights), etwa zur Zahl der Aufrufe und Follower und zu deren Verteilung nach Funktion, Branche, Unternehmensgröße und Region. Für diese Verarbeitung sind wir mit LinkedIn gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). In der Vereinbarung übernimmt LinkedIn die Erfüllung der Betroffenenrechte (Art. 12 bis 22 DSGVO) und die Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32 bis 34 DSGVO). Einzeldaten erhalten wir nicht, und eine Zuordnung der Statistiken zu einzelnen Personen ist uns nicht möglich. Das Wesentliche der Vereinbarung ist abrufbar unter linkedin.com/legal/l/page-joint-controller-addendum.

Unabhängig davon verarbeiten wir die Daten, die Sie uns selbst zur Verfügung stellen: Kommentare, Reaktionen, Direktnachrichten und die Angabe, dass Sie der Seite folgen. Diese Inhalte sind je nach Ihren Einstellungen für andere Mitglieder sichtbar. Welche Daten LinkedIn darüber hinaus zu eigenen Zwecken verarbeitet und in welche Länder es Daten übermittelt, ergibt sich aus der Datenschutzrichtlinie von LinkedIn. Darauf haben wir keinen Einfluss.

Ihre Rechte können Sie uns gegenüber und gegenüber LinkedIn geltend machen. Für die Seiten-Insights ist LinkedIn die vorrangige Anlaufstelle, weil die Daten dort vorliegen; wenden Sie sich an uns, leiten wir Ihr Anliegen weiter. Wenn Sie diese Verarbeitung vermeiden möchten, rufen Sie unsere Seite bitte nicht als angemeldetes Mitglied auf.

11. Ihre Rechte

Sie haben die Rechte aus Art. 15 bis 21 DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch) sowie das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (für uns zuständig: LDI Nordrhein-Westfalen). Anfragen richten Sie an info@insodesk.de. Soweit wir als Auftragsverarbeiter tätig sind, wenden Sie sich bitte an die verantwortliche Kanzlei; wir unterstützen diese bei der Beantwortung.

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